哪些工具,能让项目经理发现新大陆


这段时间分享了不少项目管理的干货内容,但是对于一些没有管理基础、又或是职场小白/老手来说,最喜欢的还是工具。

老原也收到了不少小友的私信,都想要一些简单又上手的管理工具,那宠粉的老原必须给大家安排上。

兵欲善其事,必先利其器。要想把事情做好,那工具是必不可少的。

从大方向来说,工具分为2种:

一是思维工具,属于解决问题的方法论;

二是硬件/软件工具,能提高生产力的工具。

二者缺一不可,但很多人往往都在追求第二种工具,而忽视了思维的培养,导致一直在原地踏步。

所以,在提高生产力之前,我们首先要掌握解决问题的方法论。

任何一个项目产生的前提都是源于一个目标,为了达成某一目标而拆分出一个个项目,项目再详细分解为一个个任务。

想要完成好一个项目,前提是明确的目标,并进行好的目标管理;

其次是能够合理的分解任务,并对每个单项的任务进行监控与管理;

最后,使用项目管理工具进行整理的把控,这3者相互配合使用且缺一不可,只有这样才能发挥其最大价值。

所以今天老原的分享逻辑也是有针对性的:

1、目标管理

2、项目管理

3、任务管理

老原也安排了今日阅读福利:企业项目管理工作手册及全套100+表格,可直接编辑使用,私信老原即可领取。

一、目标管理工具

“目标“相信大家都不陌生,但目标管理,我相信很多人都做不好。

想做好任何一件事,完成好任何大的或小的项目,第一步都是要做好目标管理。

而对于目标管理,我最推崇的就是OKR系统。这套系统,无论是对个人还是团队,都十分适用。

之前老原也有专门出过一篇文章,详细分享了OKR的用法和案例。

推荐阅读:谷歌项目经理都是怎么玩OKR的?我只告诉你

关于OKR实用的工具在上文中也有推荐,接下来再分享一个ORK目标管理的实践中比较实用的、能够提供团队效率的生产力工具:

1、PingCode Goals

PingCode Goals 是国内唯一一款为产研团队专门打造的OKR 管理工具。

它的功能也很强大:

(1) 覆盖从OKR 目标设定到执行的完整流程的管理,功能成熟度高。

(2) 支持与目标对齐,目标与需求关联等;

(3) 支持目标、关键结果、项目、任务进度的跟踪,

(4) 除了满足OKR 管理以外,PingCode 其他子产品满足研发全流程的管理,比如敏捷项目管理、缺陷管理、测试用例管理、版本管理、文档管理、研发效能管理等等;

(5) 拥有专业OKR 培训团队,支持OKR 咨询等服务;

(6)上手简单,支持PC、移动使用。

和其他通用型OKR 管理工具不同的是,它的OKR 管理实现了与研发全流程的关联。

比如:可以通过一个关键结果的异常,往下查看关联的具体史诗、特性、用户故事,甚至是某个工作项提交的代码,从而确定这一结果异常的原因。

也就是说,借助PingCode Goals,不仅覆盖OKR工作法的实施流程,同时也实现让敏捷研发由目标驱动。

二、项目管理工具

通过OKR,在给团队明确了目标及各关键阶段任务后,接下来就需要对整体的项目进行把控。

而这些需求就需要软件工具能够提供进度预览、全局规划、多任务协同、数据分析等功能。

我们做项目管理的,经常要和表打交道,甘特图、燃尽图、状态表等等,这些都绘制现在都有了模板以及对应的工具可以完成。

项目管理部分的工具主要分2个部分:

01 多功能集合软件

这里重点推荐worktile和teambition,而trello由于是英文版本,使用起来不是特别顺畅,但功能上还是不错的。

(1)worktile

首先我本人还是十分推荐worktile,它在项目管理这个领域的各部分功能都已经十分完善了。

但这款软件的定价相对比较高,功能全面且完善,可以适用于项目复杂,团队人数多的大型企业。

(2)teambition

teambition是一款典型为小团队打造的一款协作工具,重点在于“轻量级“团队流程协作及任务管理工具。

它的特点就是快速上手,简单易用。

主要功能是以团队项目管理为出发点(核心),又同时兼具任务管理、日程安排、文件搜索与查找以及实时发起讨论沟通等功能。

整体来说功能上能够满足绝大多数团队的使用需求。

当然最重要的是价格,对于小型团队或企业来说,免费版完全够用了。

02 绘图工具(根据用途对应划分)

(1)甘特图

相信甘特图是每一个项目经理的必备技能,这应该也是最知名的项目管理图表,就连非相关专业的人相信都不陌生。

横轴表示时间,纵轴表示项目,线条表示期间计划和实际完成情况。

可直接查看实际与计划之间的对比,便于资源调配。

这个通常使用Project和EXCEL来进行制作。

(2)WBS(工作结构)分解图

将一个项目,按某一原则分解,项目分解成任务,任务再继续吸粉,直到无法分解。

由于是工具推荐老原就不详细说了,因为老原之前也有给大家做过分享,可自行前往阅读:越高级的项目经理,越害怕自己没做好这件事。

WBS总是处于计划过程的中心,是制定进度计划,资源需求,成本预算,风险管理及采购的基础。

这个通常使用EXCEL、亿图、Xmind来制作

(3)决策分析树、状态表、RACI图、HOQ

决策分析树是用来寻找最优解的一种解法,在大脑不够用时可以用它来梳理方案。

状态表也是用来跟踪项目的,但它没有项目和任务等细节,只注重完成状态。

RACI图是为了在项目进行过程中,用于记录不同角色的责任。

HOQ则用于定义客户预期与公司能力之间的关系。

这几个图表都可以使用EXCEL、Visio/亿图来制作。

三、任务管理工具

老原也是工具控,但我坚信,工具皆源于需求,因此选择工具大家都应该根据自己的需求去选择。

01 做任务管理,先建立GTD系统

在完成了目标管理与项目管理后,一个项目的具体实施就是落实到每个成员身上的任务完成。

对于个人而言,如何高效完成既定的工作与任务,高效的进行日程与时间管理,是第一重点。

对于任务管理,小到手机里的备忘录、自带的日历、以及事项提醒,都可以作为任务管理的app

我们每天处理各种大事小事,各种任务和信息都不断涌入,要如何处理它们,并高效完成我们的既定目标,才是任务管理的本质。

而要做好任务管理,首先就应该建立起自己的GTD系统(任务处理系统)。

GTD就是Getting Things Done的缩写,简单来说就是“把事情做好”。

GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

但这里,老原亲身经历,大家之间缩减成3个步骤就可以了:收集、整理、执行。

根据对应的步骤,整理出了比较好用的工具,大家可以看看。

02 任务管理工具推荐

1、收集

用手边最近的工具事无巨细地记录下你的任务、灵感、想法。

这里的工具:手机自带备忘录、印象笔记、日历……一切可以用来立刻记录的工具,记住,一定要能够立刻打开记录。

2、整理

在固定时间(你最习惯的时间),把记录下来的灵感、突发任务等等凌乱的内容,对它进行分类归纳和整理,再分别放入任务管理的工具。

这里推荐:Notion(超灵活全能工具)、Things 3,Teambition,Trello都可以,老原最推荐的还是第一个。

3、执行

对已整理好的任务,去一一执行和处理完成。

这里可以使用的工具:番茄todo、To do list、以及上文提到的全部工具(哪个最方便用哪个)。

四、写在最后

我们在目标管理阶段应该学会使用OKR工作法对目标进行管理和拆分,并做好对应的“里程碑”,在这一阶段的工具选择则重点满足协作、目标设定等功能;

在项目管理阶段,重点关注的功能为:

第一,日常图表制作的工具选择;

第二,能够进行进度监控与全部把控的工具选择;

在任务管理阶段,该阶段落实到具体的实施计划,我们的重点应该是在如何对日常的事务与目标任务进行协调,并高效完成任务。

重点在于建立起自己的GTD系统,解放大脑,将繁琐的记录交给电脑。

做任何事,解决本质问题才是关键。任何工具的使用,能够完成任务才是目的。

工具的选择应该建立在需求以上,而需求来源在于你的思维认知。

我们为了完成一项工作,要确定目标,拆解项目,完成任务,形成这一整个闭环流程。

有更好的工具建议,欢迎在评论区讨论。大家一起优化一起进步

我是老原,欢迎关注我的公众号【项目经理老原】,每天都会有项目管理案例干货分享。

评论问答

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